Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

AK Klimaat & Installaties B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Meester B.M. Teldersstraat 7, 6842 CT Arnhem
KvK: 92639097
E-mail: info@akklimaateninstallaties.nl
Telefoon: 06 46 22 22 47

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wanneer u contact met ons opneemt of een offerte aanvraagt, kunnen wij uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht verwerken. Het offerteformulier vraagt daarnaast naar het type opdrachtgever, de projectlocatie, sector, gewenste werkzaamheden, planning en projectomschrijving. Ook verwerken wij de documenten, tekeningen of foto's die u zelf meestuurt.

Voor de werking en beveiliging van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals uw IP-adres en het moment van een verzoek. Voor het begrenzen van herhaalde aanvragen gebruikt onze website een afgeleide bezoekerscode en tellers. Deel alleen gegevens en bestanden die nodig zijn voor uw vraag of project, en vermijd onnodige persoonsgegevens van anderen.

3. Waarom gebruiken wij uw gegevens?

• Contact en offertes: om uw vraag te beantwoorden, uw aanvraag te beoordelen en een offerte voor te bereiden. Bij een mogelijke opdracht is de grondslag het nemen van stappen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst.
• Uitvoering van een opdracht: om afspraken na te komen en over uw project te communiceren, op basis van de overeenkomst. Voor zakelijke contactpersonen kan ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie de grondslag zijn.
• Administratie: om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, voor zover die op de gegevens van toepassing zijn.
• Beveiliging: om misbruik te beperken en de website beschikbaar te houden, op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienstverlening. Daarbij wegen wij uw privacybelang mee.

Als wij voor een verwerking toestemming vragen, kunt u die later intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Het insturen van een offerteaanvraag is geen toestemming voor nieuwsbrieven of reclame.

De velden die in het formulier verplicht zijn, hebben wij nodig om uw aanvraag via het formulier te behandelen. U kunt ook per e-mail of telefoon contact opnemen.

4. De digitale AK-assistent

Wanneer u de AI-chat gebruikt en deze is aangesloten, worden uw bericht en een beperkt deel van het recente gesprek naar OpenAI gestuurd om een antwoord te maken. Gebruik van de chat is vrijwillig; u kunt ook rechtstreeks contact opnemen. Deel geen gevoelige of vertrouwelijke informatie in de chat.

De website slaat het chatgesprek niet op in de database met offerteaanvragen. Wanneer de e-mailfunctie is aangesloten, wordt een kopie van het gesprek na beantwoording via JouwWeb doorgestuurd naar info@akklimaateninstallaties.nl, zodat AK Klimaat het gesprek kan teruglezen. Deze kopie wordt in de mailbox bewaard. Als u zelf kiest om uw chatnotities mee te nemen naar het offerteformulier, worden uw eigen notities tijdelijk in uw browser bewaard en in het formulier geplaatst. Pas wanneer u het formulier verzendt, worden ze onderdeel van uw aanvraag.

De assistent geeft informatie en neemt geen besluiten over offertes, prijzen of opdrachten.

5. Met wie delen wij gegevens?

Gegevens uit het offerteformulier zijn toegankelijk via een afgeschermd aanvragenoverzicht voor de bevoegde beheerder. Voor hosting en opslag maakt de website gebruik van Sites en Cloudflare. Bij gebruik van de aangesloten AI-chat wordt OpenAI ingeschakeld. JouwWeb verwerkt de e-mailkopieën van chatgesprekken. Ook kan verwerking plaatsvinden via de e-maildienst wanneer u ons mailt.

Wij verstrekken gegevens aan andere partijen wanneer dit nodig is voor uw aanvraag, de uitvoering van een opdracht of een wettelijke verplichting. Voor dienstverleners die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, moeten passende afspraken over bescherming, gebruik en vertrouwelijkheid gelden.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Het uitgangspunt is dat wij gegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen. Bij een opdracht kunnen wettelijke verplichtingen, garantieafspraken of de behandeling van een geschil aanleiding geven om bepaalde gegevens langer te bewaren.

De beveiligingstellers van de website hebben een vervalmoment van maximaal ongeveer twee uur voor bezoekerstellers en twee dagen voor de dagelijkse chatteller. Verlopen tellers worden bij vervolgverzoeken opgeschoond. Tijdelijke chatnotities voor het offerteformulier worden na het overnemen verwijderd uit de browsersessie.

7. Cookies en gegevens in uw browser

De eigen websitecode gebruikt tijdelijke sessieopslag om chatnotities op uw verzoek naar het offerteformulier over te brengen. Deze opslag is bedoeld voor die functie en niet voor advertenties. In de gecontroleerde websitecode zijn geen advertentiepixels of analysetrackers opgenomen.

Een link naar bijvoorbeeld Google Maps opent een externe dienst. Daar geldt het privacybeleid van die aanbieder.

8. Hoe beschermen wij uw gegevens?

De website gebruikt een versleutelde verbinding en het aanvragenoverzicht is afgeschermd. Uploads worden gecontroleerd op bestandstype en grootte en herhaalde aanvragen worden begrensd om misbruik te verminderen. Alleen personen die gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden behoren toegang te krijgen.

Heeft u aanwijzingen voor een beveiligingsprobleem of onjuist gebruik van uw gegevens? Neem dan contact met ons op via info@akklimaateninstallaties.nl.

9. Welke rechten heeft u?

U kunt vragen om inzage in uw persoonsgegevens, correctie of verwijdering daarvan en beperking van het gebruik. U kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Onder de voorwaarden van de AVG kunt u gegevens laten overdragen. Als een verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming intrekken.

Stuur uw verzoek naar info@akklimaateninstallaties.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als de wettelijke termijn vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken wordt verlengd, laten wij dat binnen die maand weten met de reden. Om uw gegevens te beschermen kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Stuur niet uit uzelf een kopie van uw identiteitsbewijs mee.

Deze rechten zijn niet in alle gevallen onbeperkt, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt. Bij een afwijzing lichten wij de reden toe. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen in dit beleid

Bij wijzigingen in onze dienstverlening of de manier waarop wij gegevens verwerken, passen wij dit privacybeleid aan. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u waar nodig afzonderlijk.

Laatst bijgewerkt: 10 september 2026.